Was die NASA mit dem Bad Wurzacher Archivwesen zu tun hat

Bad Wurzach – Das Thema Digitalisierung stehe im Bereich des Archivwesens bei vielen Kommunen noch im ersten An­fangs-/Klärungsstadium, sagte Stadtarchivar Michael Wild in der Sitzung des Verwaltungs- und Sozialauschusses am 5. Mai. Eine Befassung mit dem Thema sei unumgänglich, da viele Vorgänge in der Verwaltung bereits auf digitalem Wege erfolgten, aber an vielen Stellen noch keine Lösungen für eine dauerhafte Sicherung vorhanden seien.

Dabei gehe es nicht um einen Zeitraum von zehn Jahren, sondern aus Sicht des Archivars um 1000 Jahre.  Als prominentes Beispiel, wie wichtig eine sichere Archivierung sei, benannte er die amerikanische Raumfahrt Behörde NASA. Dieser seien vor einiger Zeit die Fotos von den Mondlandungen vor über 50 Jahren abhandengekommen. Die NASA hatte dabei das große Glück, dass eine Sternwarte im australischen Outback (!) noch eine Sicherungskopie vorhanden war, ansonsten wären die Bilder für die Menschheit verloren gewesen.

Worum geht es bei dem Digitalisierungsprojekt DIMAG genau? DIMAG ist eine Eigenentwicklung des Landesarchivs Baden-Württemberg, das mittlerweile von mehre­ren Landesarchiven sowie von mehr als 110 Kommunalarchiven (Wild berichtete in der Sitzung,  dass es inzwischen bereits 124 seien, Tendenz steigend) in Baden-Württemberg angewandt wird. Das System wird laufend weiterentwickelt nach aktuellen Gesichtspunkten des Archiv- und Verwal­tungshandelns. Dieses Angebot für Langzeitarchivierung garantiert nach heutigem Stand der Technik die sichere Aufbewahrung von digitalen Dokumenten und Daten über die Lebensdauer heutiger Hard- und Software hinaus.

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Bei der rechtssicheren Archivierung geht es vor allem um digitale Datensätze in der Verwaltungsarbeit, „die nie je Papier sehen werden“ und die in naher Zukunft vom System (Hard-/ Software) automatisch archiviert werden soll. Der Landkreis Ravensburg hat im vergangenen Jahr eine Stelle im Archivbereich zum Thema „Digitali­sierung“ eingerichtet. Die entsprechenden Kosten und damit auch die Kosten für Grundsatzklärungen im Themenzusammenhang „DIMAG-Verbund“ werden über den Landkreis getragen. Dort ist das ent­sprechende System vorhanden, der Landkreis bietet dazu eine (Mit-)Nutzung für die Kommunen an.

Da es sich um eine staatliche Aufgabe handelt und die Kommunen damit überfordert wären, rät Wild der Stadt davon ab, diese Aufgabe selbst erledigen zu wollen, sondern sich dem DIMAG-Verbund anzuschließen. Keine einzige Großstadt in Baden-Württemberg mache dies selbst. Denn bei der Suche haben sie keinen einzigen Anbieter gefunden, der ihnen Datensicherheit über fünf Jahre hinaus versprechen konnte.

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Die Ein-Drittel-Stelle von Wild in Bad Wurzach ist für ein Vollarchiv zu gering. Deshalb habe das Landratsamt einen Anschluss an das Kreisarchiv genehmigt. Archivar Michael Wild präsentierte den Räten drei mögliche Varianten:

Variante 1 – als Vollnutzer:
Hier könnte das System voll genutzt werden, es müssten aber auch die entsprechenden Datenübernah­men vollumfänglich selbst veranlasst und abgewickelt werden. Dies ist mit den aktuellen personellen Möglichkeiten vor Ort im Archivbereich nicht leistbar. Die Betriebskosten als Vollnutzer von DIMAG wür­den sich auf 6336 Euro jährlich belaufen.

Variante 2 – als mitbetreutes Archiv „mit“ Lesezugriff:
Betreuung, Datenpflege-/-Übernahmen usw. werden hier vom Landkreis übernommen. Die mitbetreute Kommune hat bei dieser Variante Lesezugriff auf die entsprechenden Daten, benötigt hierfür aber ei­nen entsprechenden „Zugang“. Die Betriebskosten liegen hier bei 2628 Euro jährlich.

Variante 3 – als mitbetreutes Archiv „ohne“ Lesezugriff:
Bei dieser Variante übernimmt das Kreisarchiv die komplette Betreuung der beteiligten Kommune. Diese hat keine Zugriffsmöglichkeit auf das System und muss eventuelle Auskünfte zu archivierten Da­ten über das Kreisarchiv einholen. Es fallen hier keine Betriebskosten an, bei der Einholung von Aus­künften würde je nach Aufwand ein Stundensatz von derzeit 54 Euro erhoben.

Der Archivar riet zu Variante 3, da es aktuell nur wenige Anfragen im Jahr gebe. Ein Upgrade auf eine andere Variante sei jedoch jederzeit möglich, falls sehr viel mehr Datenanfragen anfallen würden. Er hält diese Variante für kostengünstig und rechtssicher.

Diesem Rat folgten die Ausschussmitglieder und stimmten einstimmig dafür.
Uli Gresser